воскресенье, 10 мая 2015 г.

Мой task manager

Не люблю долго жить в неизменном окружении. Постоянно что-то добавляю, изменяю, экспериментирую. Даже спать на одном боку долго не могу. Если что-то рядом долго не изменяется, не эволюционирует - оно начинает раздражать. При этом не люблю кардинальные, революционные изменения, меня привлекают маленькие, но регулярные позитивные сдвиги.

В какой-то момент меня начала ужасно раздражать моя программа для управления списками задач. Я пользовался её уже несколько лет, она обладала множеством удобных и даже уникальных возможностей, но к этому прилагалось несколько раздражающих особенностей, которые почему-то никуда не исчезали даже после установки обновлений. Связанный с ними негатив копился, и когда внутренний буфер терпения переполнился - я принялся искать себе новый таск-менеджер.
Я уже очень давно использую программы для списков задач в повседневной жизни, и не представляю как можно без них обходится. Поэтому подошел к выбору максимально ответственно. Я перебрал все "лучшие программы для GTD", "лучшие 10 таск-менеджеров", до которых смог дотянуться. В итоге я взял на вооружение сервис TODOist, которым пользуюсь уже второй год.

Он тоже не идеален, и когда истек первый оплаченный год - я принялся искать замену. Из всего мной просмотренного, самым близким кандидатом на замену стал российский стартап Хаос-Контроль, у них просто чудесное мобильное приложение. Но веб-интерфейс, к моему величайшему сожалению, оказался непригоден для серьезного использования. Я так и не смог найти замену TODOist, остальные сервисы приносили еще больше раздражения. В результате я продлил подписку еще на год, тем более что разработчики обещают скоро выпустить большое обновления интерфейса :-).

Впрочем, процесс поиска тоже принес свои плоды. В процессе тестирования я пытался адаптировать свою систему управления задачами под разные сервисы. В результате, я, во-первых, стал лучше понимать в чём, собственно, заключается моя система управления задачами, а во-вторых, подсмотрел несколько интересных идей и внедрил их в свою систему.

Мне понравилось то что в итоге получилось, я решил это описать, вдруг пригодится кому-нибудь.

Суть системы

Итоговая система - это гибридный сплав из идей GTD и Agile Results и черт знает чего еще.
Каждая задача - это мое стремление что-то сделать в каком-то обозримом будущем. Стремление может быть внутренним (я хочу) или внешним (я должен). Все задачи я записываю и группирую в проекты.

Ежедневные ритуалы
Каждый рабочий день я начинаю с короткого ритуала планирования дня, который включает в себя разбор входящих и определение задач на сегодня.

Входящие задачи раскладываются по проектам, помечаются контекстами, приоретизируются, при необходимости добавляется срок. На этом этапе главная цель - определить нужно ли делать эту задачу сейчас (правило 2-х минут из GTD), нужно ли её делать на этой неделе (тогда я помечаю её как одну из задач недели) или можно её пока оставить (в этом случае задача просто подшивается в проект и ждет очередного пересмотра).

Теперь бросаю быстрый взгляд на задачи недели и выбираю две-три задачи, которые я рассчитываю сегодня выполнить. В соответствии с техникой AgileResults, определяю ожидаемые результаты.Утренний ритуал закончен, можно приступать к работе.

В конце рабочего дня - совсем короткое подведение итогов дня. Сравниваю ожидаемые результаты с тем, чего удалось добиться; перекладываю незавершенные задачи обратно в задачи недели.

Утренний ритуал закончен, можно приступать к работе.

В конце рабочего дня - совсем короткое подведение итогов дня. Перекладываю незавершенные задачи обратно в задачи недели. Сравниваю ожидаемые результаты с тем, чего удалось добиться, делаю для себя какие-то выводы.
Еженедельные ритуалы

В начале недели я пересматриваю все свои задачи по проектам и формирую список задач на неделю. Это делается для того, чтобы планирование дня было коротким, эффективным и не требовало пересмотра всех задач. Также я планирую три осязаемых результата недели и стараюсь сгруппировать задачи по ним.

В конце недели я сравниваю свои ожидания с фактическими достижениями, по результатам корректирую свои подходы к выполнению задач, свои цели и приоритеты.

Техническая реализация

В основе лежит уникальная функция TODOIST, которая крайне редко встречается в других приложениях - это сохраненный фильтр задач. Причем язык запросов устроен так, что можно в один фильтр включить несколько запросов, результаты каждого запроса отображаются в виде отдельной секции. Каждый запрос - это логическое выражение с использованием планового срока задачи, текста, меток, приоритета. Это дает возможность довольно гибко формировать состав отображаемых задач.
Основная цель, для которой я использую таск-менеджер - это понимать что мне нужно сделать сегодня, сейчас. Для этого я формирую фильтр, в котором 5 секций задач:
1.  Избранные. Задачи, на которые я по каким-то причинам хочу обратить особое внимание. (эту концепцию я подсмотрел в Wunderlist)
    Фильтр для этой секции простой - задачи с максимальным приоритетом. Todoist красиво оттеняет их красной полосой. Всего поддерживается 4 приоритета.

2. Начало дня. Разные мелочи, которые делаются утром, перед тем как глубоко погрузиться в работу
    Тут тоже очень простой фильтр - Задачи на сегодня с меткой @morning.

3. Основные задачи дня. Важные задачи, которые мне хочется (или которые я должен) сделать.
    Здесь фильтр чуть сложнее - Это задачи со сроком сегодня, у которых нет меток @morning и @everning

4. Окончание дня. Мелкие задачи, которые нужно сделать вечером, когда основная работа уже сделана.
    Фильтр по аналогии с утренними задачами - На сегодня с меткой @everning

5. Основные задачи недели. Это задачи, которые я планировал сделать на этой неделе. Я держу их рядом, чтобы переключиться на них, если вдруг (как часто бывает) обстоятельства изменились, и запланированные на сегодня задачи не получается сделать (кирпич привезли - бетон застыл).
   
     Во время еженедельного обзора я выбираю задачи на неделю и отмечаю, которые я хотел бы сделать на этой неделе. Эти задачи я отмечаю, как "слегка приоритетные" (Приоритет2), Todoist отмечает их нежно голубой полоской. Потом их всех приоритетных задач выбираю 3 самых важных. Этим задачам  поднимаю приоритет до Приоритет3, Todoist выделяет их темно-синей полосой.
Фильтр основных задач недели: все задачи с приоритетом 1 или 2 + явно запланированные на ближайшие дни, исключая задачи "служебного" характера.

Комментариев нет:

Отправить комментарий